Курс, семинар, тренинг по теме: Документооборот и архив в современной организации

Целевая аудитория

Сотрудники службы ДОУ, офис-менеджеры, делопроизводители, секретари ,архивариус

Организация эффективного документооборота:

Виды бланков Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа; Понятие копии и подлинника

виды копий

порядок удостоверения и оформления копий.

Текст документа. Общие требования. Организационные документы(устав,положение,правил, инструкции) Информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы и др.); Прием, доставка, отправка документов; Учет объема документооборота; Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов Формы регистрации Контроль за сроками исполнения, технология ведения контроля; Особенности работы с финансовыми документами. Нормы времени на работы по созданию и обработке документации; Систематизация документов; Номенклатура дел:

виды,

работа с номенклатурой;

Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве; Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу; Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии; Оформление результатов экспертизы. Сдача дел в архив. Правовые и организационно методические вопросы работы архива предприятия Основные правила работы архивов Требования к организации архива организации

Организация архива на предприятиях различных форм собственности.

Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников архива.

Требования к оборудованию архива

Режим хранения.

Режим доступа в архив

Ответственность за состояние документального и архивного фонда.

Перечни Требования к размещению, классификации и учету документов в архиве со сроками хранения и их применение.

Обеспечение сохранности документов.

Требования к помещению архива.

Размещение, классификация и учет документов в архиве.

Ответственность за правильность формирования, оформления дел и обеспечение их сохранности

Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям). Информационно-справочная работа с документами архива. Составление паспорта ведомственного архива.

Требования к организации деятельности архива.

Основные правила работы архивов организаций. Ответственность за состояние документального фонда. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Правила формирования и оформления дел. Организация архивохранилища. Прием-передача документов на архивное хранение. Использование документов архива.

Выдача документов для работы сотрудникам организации и во временное пользование, выдача дел в сторонние организации, правоохранительные органы.

Выдача справок социально-правового характера.

Виды работ, необходимые для работы архива. Возможные меры

Экспертиза ценности документов ведомственного архива.

Положение об Экспертной комиссии.

Организация ее работы.

Критерии отбора документов.

Порядок проведения экспертизы ценности документов.

Оформление результатов экспертизы. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу.

Особеrнности передачи в архив и хранения финансовых документов. Порядок выделения дел к уничтожению для восстановления поврежденных документов, оказание платных услуг. Изъятие документов из архива. Работа с архивными запросами.

Требования к составлению архивных справок, копий, выписок.

Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

Составление исторической справки к документам.

Взаимоотношения с учреждениями системы федеральной архивной службы России. Заключение договоров с госархивами. Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.

Организация электронного архива.

Нормативная база в области хранения документов на электронных носителях. Понятие электронного архива. Технологиявнедрения электронного документооборота. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Особенности экспертизы ценности электронных документов. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Электронный архив документов. Создание и управление структурой архива электронных документов. Хранение электронных документов различных форматов (pdt, doc, itf и др.). Разделение прав доступа к документации. Система безопасности

Автор и ведущий семинара:Доронина Лариса Алексеевна Кандидат экономических наук. Доцент кафедры ДИДОУ. Заместитель директора института информационных систем управления Государственного университета управления.