Курс, семинар, тренинг по теме: КУРС ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ: делопроизводство, работа с документами, деловое общение, телефонный этикет

Целевая аудитория:секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.

Задачи тренинга:

1. Повышение профессиональных знаний в области документационного обеспечения управления.

2. Получение знаний в области ведения деловой переписки.

3. Получение участниками знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.

4. Изучение правил современного делового этикета.

5. Получение навыков эффективного взаимодействия с руководителем, внутренними и внешними клиентами организации.

Результат:Повышение эффективности деятельности компании в целом за счет профессиональной организации документооборота компании и развитие навыков деловой коммуникации

ПРОГРАММА

ДЕНЬ 1

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СТАНДАРТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Общие требования к подготовке и оформлению документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа. Понятие подлинника и копии документа. Порядок применения бланков, печатей и штампов в работе с документами

Алгоритм подготовки документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление проектов документов. Подписание документов, утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)

Работа с исходящим и входящим потоком: входящие, исходящие и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов руководителем, вынесение резолюций, требования, предъявляемые к резолюциям. Доведение документа до исполнителя. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Практикум:Работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.

Современные компьютерные технологии в делопроизводстве: Организация электронного документооборота, Электронно-цифровая подпись, ее использование, Прием-передача документов в электронной форме. Регистрация и контроль исполнения,

Практикум:«Демонстрация работы программ для автоматизации делопроизводства».

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ. ВСТРЕЧИ, СОВЕЩАНИЯ, КОММЕРЧЕСКИЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Специфика телефонного общения преимущества и ограничения. Как сформировать у клиента положительный образ фирмы. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Типичные ошибки передачи и приема информации. Управление собственным временем и беседой с абонентом. Как корректно переключать звонящего на сотрудников компании, сохранять и передавать информацию в случае их отсутствия. Работа с трудными абонентами.

Приемы эффективной самопрезентации. Как встретить VIP - клиента (партнера). Работа с клиентами и сотрудниками приемной руководителя.

Подготовка и организациясовещаний, конференций, переговоров. Помощь руководителю во время коммерческих переговоров.

Правила работы с большим объемом информации. Как увеличить скорость обработки информации в разы.

Практикум:«Техники запоминания цифр, телефонов, лиц, имен, текстов».

ДЕНЬ 2:

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Внешняя переписка: деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления делового письма. Способы обращения к адресату, заключительные формулы вежливости. Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражение благодарности, сожаления,

Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления

Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте

Практикум: «Создание деловых писем - шаблонов»

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Создание архива организации с нуля. Требования к помещению, отведенному под архив.

Разработка номенклатуры дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Формирование документов в дело. Экспертиза документов. Состав и функции экспертной комиссии. Составление описи дел. Сдача дел в архив.

Практикум: «Разработка номенклатуры дел. Оформления дела для хранения в архиве организации»

ОБЩЕПРИНЯТЫЕ НОРМЫ КУЛЬТУРЫ В ДЕЛОВОМ МИРЕ. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И СЛУЖЕБНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Речевые клише. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты.

Соблюдение норм служебной субординации в офисе.

Формирование делового имиджа. Женская и мужская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования. Деловой стиль для официальных встреч и приемов

Корпоративный стиль. Представительская деятельность. Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры. Правила составления букетных композиций для бизнес-партнеров.

Гастрономический этикет. Виды обслуживания гостей за столом. Уместные формы обслуживания в офисе. Необходимое в офисе для профессионального сервиса. Правила сервировки стола. Скатерти и салфетки, основные требования. Правильная расстановка стаканов, бутылок. Основные правила обслуживания за столом. Правила подачи безалкогольных и алкогольных напитков. Правила поведения в ресторане и во время приемов.

Практикум:«Сервировка стола для проведения переговоров с партнерами»

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

СТОИМОСТЬ:10 900 руб./1 чел. (НДС не облагается). В стоимость входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат, CD-диски с допол. инф., др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.

Семинар проводит: Ведущая семинаров ITC Group.С 2003 года занимается практической работой в сфере администрирования и управления персоналом. Прошла путь от секретаря до административного директора. Имеет опыт ведения кадрового делопроизводства в строительной и торговой компаниях. Опыт работы секретарем в ООО "ДОГР" и ЗАО "ИК "ЭЛТРА" около 4 лет, опыт работы менеджером по персоналу, управляющим. Оказывает консалтинговые услуги по аудиту работы службы персонала и по ведению и восстановлению документации с нуля. Профессиональная деятельность включает в себя также многолетнюю работу в качестве преподавателя в Институте дополнительного образования "РУБИН", НОУ "КОННЕССАНС", Консалтинговом центре "СОТА", сертифицированном центре 1С "СОФТ-МАРКЕТ". Общий педагогический стаж 9 лет. Имеет диплом государственного образца по специальности «Информационные системы и технологии», а также государственный диплом Ленинградского института методов и техники управления по специальности «Секретарь-референт», прошла многочисленные курсы в области административного и кадрового делопроизводства. Является автором и ведущим программ по темам "Административное и кадровое делопроизводство", "Трудовое законодательство в работе кадровой службы", "Эффективный секретарь". Имеет опыт проведения бизнес-тренингов, индивидуальных консультаций и семинаров для таких компаний как СК "РОСНО", ЗАО "Опытный завод МПБО", ООО "Компания СКЛ", "Михайловский" театр, ООО "Полиграф-защита СПб", СПб ГУП "Экострой", гостиница "Воркута", Строительная компания "Темп", ЗАО "М", ООО "УрМА-Сервис" (Нижневартовск), ООО "АРТ-Глас", ООО «НПЦ "Гранат", "Рик-Компьютерс", ЗАО "ФМ Ложистик Восток", Санкт-Петербургская бумажная фабрика "Гознак", ГОУ ВПО УГТУ-УПИ (Екатеринбург), ООО "Якутгазстрой" (Якутск), ООО "БФК Про" (Тюмень), Группа Компаний "Портер", ЗАО "АРКОМ", ООО "Компания "ОВК", "КБ "Мастер-Банк", ЗАО «РАМЭК-ВС», ООО "Кемира ХИМ", ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия", Фонд "Петербургский международный экономический форум" и др. Специализация: "Трудовое законодательство и Кадровое делопроизводство", "Административное делопроизводство и архив организации. Документационное обеспечение организации", "Секретарское дело", "Психология делового общения", "Профессиональная этика и этикет", "Технологии найма и оценки персонала", "Деловая переписка", "Мотивация как инструмент управления персоналом".